fbpx

7 sposobów na poprawienie produktywności w zarządzaniu skrzynką mailową

Czy znasz to uczucie, kiedy nawet boisz się otworzyć swoją pocztę mailową? Twoja skrzynka odbiorcza jest przepełniona wiadomościami, a Ty nie wiesz od której zacząć? Istnieje kilka szybkich i łatwych sposobów na to, żeby usystematyzować maile, co sprawi, że Twoja praca będzie szybsza i poczujesz się znacznie bardziej produktywny i mniej zestresowany.

Wykonaj te pięć sprawdzonych wskazówek.

 

1. Organizowanie wiadomości

Prawdopodobnie marnujesz cenny czas, pozostawiając swoją skrzynkę odbiorczą w ciągłym stanie chaosu. 

Uporządkuj i ustal rutynę.
Czytając wiadomości, zdecyduj, czy:

-Usuń (te wiadomości, które nie są ważne wykasuj od razu).

-Odpisz od razu i wykonaj wszystko, o co prosze np. klienci.

-Prześlij wiadomość dalej.

-Jeżeli nie możesz odpowiedzieć od razu – zaznacz ten e-mail (jeszcze do odpowiedzi) albo skieruj na odpowiedni folder.

Twórz trwałe foldery i segreguj wiadomości – to pomoże Ci utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej.

2. Staraj się, żeby Twoje e-maile były krótkie i konkretne

Nikt nie lubi czytać długich e-maili związanych z pracą, więc nie marnuj czasu na wysyłanie nieporęcznych wiadomości.

Według badań, im dłuższy jest e-mail, tym bardziej prawdopodobne jest, że odbiorcy go nie przeczytają. Tak więc, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i upewnić się, że Twoja wiadomość będzie przeczytana – pisz konkretnie i krótko. Czasami istnieją wyjątki, kiedy dana sprawa wymaga napisania długiego maila, ale to sporadyczne sytuacje. 

3. Ustawianie limitów

W zależności od potrzeb firmy, w której pracujesz, należy określić, ile razy dziennie trzeba sprawdzać pocztę. Oczywiście częstotliwość zależy od charakteru Twojej pracy. Jeżeli wykonywana praca nie jest w dużej części związana z obsługą skrzynki mailowej, nie pozwól, aby wiadomości przeszkadzały Ci w obowiązkach. 

4. Stwórz automatycznego maila z informacją, kiedy jesteś niedostępny

Kiedy jesteś na wakacjach, wyjeżdżasz na szkolenie, czy po prostu masz bardzo zajęty dzień – stwórz powiadomienie na swoim e-mailu: “Od… do… przebywam poza biurem z utrudnionym dostępem do poczty. W pilnych sprawach proszę o kontakt telefoniczny lub sms. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie”. Każdy, kto otrzyma taką informację będzie wiedział, że na odpowiedź musi poczekać, a jeśli to będą sprawy pilne, skontaktuje się w podany sposób. A Ty możesz spokojnie odpoczywać, skupić się na szkoleniu, czy pracy.

5. Automatyczne powiadomienia o e-mailach

Wiele dostępnych obecnie kont e-mail posiada funkcję automatycznego powiadamiania o nowych, przychodzących wiadomościach. Jest to wspaniała opcja, jeśli czekasz na bardzo ważnego maila. Jednak przez większość czasu, to po prostu przeszkadza Ci w pracy i może obniżyć jej wydajność. Wtedy wyłącz taką funkcję i odzyskaj kontrolę nad swoim czasem!

do Góry